2026 tarihli Evde Sağlık ve Palyatif Bakım Yönetmeliği'ne göre evde sağlık hizmetine ilişkin tüm işlemler dijital ortamda kaydedilir ve Bakanlık merkezi sağlık veri sistemine gönderilir. Elektronik formların eksiksiz, doğru ve güncel kullanılması gerekir; kayıtlar bakımın sürekliliği için ilgili birimler arasında paylaşılır, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre saklanır ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği'ne uygun arşivlenir. Kısacası kayıt, evde sağlık hizmetinin ayrılmaz bir parçasıdır.
Bu yazıda yönetmeliğin kayıt maddesindeki yükümlülükleri tek tek ele alıyor, her birinin sahada ne anlama geldiğini ve bir bilgi sisteminin bu yükümlülükleri karşılamaya nasıl yardım edebileceğini anlatıyoruz.
Kayıt yükümlülüğünün temel ilkeleri nelerdir?
Yönetmeliğin kayıt maddesi beş ana ilke etrafında toplanabilir:
| İlke | Yönetmelikteki karşılığı | Sahadaki anlamı |
|---|---|---|
| Dijitallik | Tüm işlemler dijital ortamda kaydedilir | Kâğıt form tek başına yeterli değildir; işlem sisteme girilmelidir |
| Merkezi gönderim | Kayıtlar Bakanlık merkezi sağlık veri sistemine gönderilir | Veri standart formatta ve zamanında aktarılmalıdır |
| Veri kalitesi | Elektronik formlar eksiksiz, doğru ve güncel kullanılır | Boş alan, eski bilgi ve hatalı kod bırakılmamalıdır |
| Paylaşım | Kayıtlar ESH birimi, palyatif servis, koordinasyon birimi ve aile hekimliği arasında paylaşılır | Bakımın sürekliliği için bilgi doğru kişilere ulaşmalıdır |
| Koruma ve arşiv | KVKK'ya göre saklama, Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği'ne göre arşivleme | Erişim yetkisi, güvenlik ve saklama düzeni kurulmalıdır |
"Tüm işlemler dijital ortamda kaydedilir" ne anlama gelir?
Bu ilke, evde sağlık hizmetinin her adımının sistemde bir iz bırakmasını gerektirir. ESYS'nin tanımı da bu kapsamı belirler: başvuru, değerlendirme, izlem, sevk, nakil, taburculuk ve sonuç verileri. Sahada en sık atlanan kayıtlar genellikle şunlardır:
- Gerçekleşmeyen ziyaretler ve nedenleri,
- Telefonla yapılan görüşmeler ve verilen bilgiler,
- Konsültasyon talepleri ve sonuçları,
- Hasta ve yakınına verilen eğitimler,
- Cihaz teslim ve iadeleri,
- Sonlandırma nedenleri ve varsa tereddüt tutanakları.
Yönetmelik başvuru aşamasındaki tüm görüşmelerin kaydedileceğini de ayrıca belirtir. Bu nedenle "küçük" görünen iletişimlerin bile kısa bir notla kayda geçmesi, hem bakımın sürekliliği hem de denetim açısından önemlidir.
Elektronik formlarda veri kalitesi nasıl sağlanır?
"Eksiksiz, doğru ve güncel" ifadesi, veri kalitesinin üç boyutunu tarif eder. Her birini güçlendirmek için pratik yöntemler vardır:
- Eksiksizlik: Zorunlu alanları sistemde zorunlu yapın; eksik form listelerini düzenli kontrol edin.
- Doğruluk: Tanıları serbest metin yerine ICD-10 kodlarıyla, kurum ve hizmet bilgilerini SKRS kod listeleriyle girin.
- Güncellik: Kaydı ziyaret anında ya da hemen sonrasında yapın; günler sonra hatırlanarak girilen veri hataya açıktır.
Kodlama standartları, merkezi sisteme gönderimde hata oranını da doğrudan etkiler. Kod listelerinin ne olduğunu SKRS kodları nedir yazımızda anlattık.
Kayıtlar kimlerle ve neden paylaşılır?
Yönetmelik, kayıtların ESH birimi, palyatif servis, koordinasyon birimi ve aile hekimliği arasında bakımın sürekliliği amacıyla paylaşılmasını öngörür. Burada amaç ifadesi önemlidir: Paylaşım, hastanın bakımının kesintisiz sürmesi için yapılır. Örneğin palyatif servisten taburcu edilen bir hastanın bilgileri evde sağlık birimine ulaşmazsa, taburculuğu izleyen en geç üç gün içindeki ilk ev değerlendirmesi eksik bilgiyle yapılır. Aile hekiminin reçete sürekliliğini sağlayabilmesi de güncel kayıtlara erişimine bağlıdır.
Bu paylaşımın KVKK ile birlikte düşünülmesi gerekir: Kişisel sağlık verileri özel nitelikli veridir ve paylaşımın amaca uygun, ölçülü ve yetkili kişilerle sınırlı olması gerekir. Konunun ayrıntısı için evde sağlık hizmetlerinde KVKK uyumu yazımıza bakabilirsiniz.
Saklama ve arşivlemede nelere dikkat edilmeli?
Kayıtların KVKK'ya göre saklanması, teknik ve idari tedbirlerle korunması anlamına gelir. Bir bilgi sistemi açısından bu tedbirlerin başlıcaları şunlardır:
- Yetkilendirme: Her kullanıcının yalnızca görevi için gereken veriye erişmesi.
- Kimlik doğrulama: Güçlü şifre ve mümkünse iki aşamalı doğrulama.
- İz kaydı: Kimin hangi kayda ne zaman eriştiğinin ve neyi değiştirdiğinin kaydı.
- Şifreleme: Hassas bilgilerin, özellikle entegrasyon şifrelerinin şifreli saklanması.
- Yedekleme: Hasta evrakının düzenli yedeklenmesi ve geri yüklenebilirliğinin sınanması.
Arşivleme ise Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği'ne uygun yapılmalıdır. Saklama sürelerinin ayrıntısı için bu yönetmeliğin güncel hükümleri ve kurumunuzun arşiv birimi esas alınmalıdır.
Özel kuruluşlar bu yükümlülüklerden etkilenir mi?
Yönetmeliğin kayıt maddesi, kapsamındaki kamu evde sağlık hizmetleri ve palyatif bakım için bağlayıcıdır. Özel evde bakım ve evde sağlık şirketleri kendi tabi oldukları mevzuata uyar; bu nedenle tabi olduğunuz güncel mevzuatı ve il sağlık müdürlüğünüzün yönlendirmelerini takip etmeniz gerekir. KVKK ise sağlık verisi işleyen herkes için geçerlidir. Bu açıdan yukarıdaki ilkeler, özel kuruluşlar için de iyi uygulama standardı olarak benimsenebilir.
selfESYS kayıt yükümlülüklerini nasıl destekler?
selfESYS, kayıt disiplinini günlük iş akışının doğal bir parçası hâline getirmek üzere tasarlanmıştır:
- Kodlu izlem formu: ICD-10 tanılar, hastalık grubu, hizmet ihtiyaçları, cihazlar ve e-Nabız veri seti için SKRS seçimleri.
- Merkezi gönderim: e-Nabız'a hasta kaydı (101), ilk izlem (219) ve sonraki izlemler (220); gönderilmemiş, hatalı ve gönderilmiş izlemlerin ayrı listeleri ve servis günlüğü.
- Eksik kayıt takibi: İzlem girilmeyen süreçler raporu ve eksik zorunlu evrak listesi.
- Güvenlik: Rol ve menü bazlı yetki, iki aşamalı doğrulama (MFA), HMAC imzalı denetim kaydı, entegrasyon şifrelerinin AES-256-GCM ile şifreli saklanması.
- Evrak arşivi ve yedek: İmzalı onamlar, yüklenen belgeler ve e-onamlar hasta evrak arşivinde; hasta evrakı otomatik olarak yerel diske yedeklenebilir.
Entegrasyon ayrıntıları için entegrasyonlar, tüm modüller için özellikler sayfasına göz atabilirsiniz.
Kayıt hatalarının en sık nedenleri nelerdir?
Kayıt yükümlülüklerini karşılamada zorlanan birimlerde sorunlar genellikle birkaç ortak noktada toplanır. Bunları bilmek, önlem almayı kolaylaştırır:
- Çift kayıt: Sahada kâğıda yazılan bilginin ofiste ayrıca sisteme girilmesi hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Kaydın tek seferde, sahada yapılması en güvenli yoldur.
- Serbest metin alışkanlığı: Tanı ya da hizmet bilgisinin kodsuz yazılması, merkezi sisteme gönderimde hataya ve raporlarda tutarsızlığa yol açar.
- Gecikmeli giriş: Ziyaretten günler sonra yapılan kayıtlar hem güncellik ilkesine aykırıdır hem de ayrıntı kaybına neden olur.
- Gönderim takibinin yapılmaması: Merkezi sisteme gönderilen verinin kabul edilip edilmediği izlenmezse hatalı kayıtlar fark edilmeden birikir.
- Ortak kullanıcı hesapları: Birden fazla kişinin aynı hesabı kullanması, kaydın kim tarafından yapıldığını belirsizleştirir ve iz kaydını anlamsız kılar.
Sonuç
Evde sağlık hizmetlerinde kayıt; dijitallik, merkezi gönderim, veri kalitesi, amaca uygun paylaşım ve güvenli saklama-arşivleme ilkelerine dayanır. Bu yükümlülükler, kaydın ziyaret anında, kodlu alanlarla ve yetkili kullanıcılar tarafından yapıldığı bir bilgi sistemiyle sürdürülebilir hâle gelir. Kayıt düzeninizi bu ilkelere göre nasıl kurabileceğinizi görmek için demo talep edin ya da ücretsiz denemeyi başlatın.