e-Onam (elektronik onam), hastanın ya da rıza yetkilisinin onam metnini dijital ortamda okuyup onayladığı ve bu onayın SMS doğrulama kodu, zaman damgası ve belge özeti gibi kanıtlarla kayıt altına alındığı yöntemdir. Kâğıt form taşımayı, taramayı ve arşivlemeyi gerektirmez. Evde sağlıkta özellikle hasta yakınının ziyarette bulunamadığı ya da formun ziyaret öncesinde iletilmesi gereken durumlarda pratik bir çözüm sunar.
e-Onam neden ortaya çıktı?
Kâğıt onam formunun evde sağlıktaki yolculuğu uzundur: form çantada taşınır, evde imzalanır, merkeze getirilir, taranır, dosyalanır. Bu süreçte form kaybolabilir, imza alanı boş kalabilir ya da yanlış hastanın dosyasına girebilir. Üstelik onamı verecek kişi her zaman evde olmayabilir; hastanın kararlarını yöneten yakını başka bir şehirde yaşıyor olabilir.
e-Onam bu sorunları iki yönden çözer: onam metni doğrudan onayı verecek kişinin telefonuna ulaşabilir ve onayın kim tarafından, ne zaman, hangi metne verildiği teknik kanıtlarla saklanır. Kâğıt arşivden dijitale geçişin genel çerçevesini hasta evrak arşivini dijitalleştirmek yazımızda ele aldık.
e-Onam nasıl çalışır?
- Onam oluşturulur: Personel, hasta için gereken onam kalemini seçer; yazılım hasta ve kalem bilgisini e-Onam hizmetine iletir.
- Bağlantı gönderilir: Onam metnine giden bağlantı, onayı verecek kişiye ulaştırılır.
- Metin okunur: Kişi metni kendi ekranında açar ve okur.
- Kimlik doğrulanır: Telefona gönderilen tek kullanımlık kod girilir.
- Onay verilir: Kişi metni onaylar ya da reddeder.
- Belge mühürlenir: Onaylanan belgeye zaman damgası eklenir, belgenin özeti oluşturulur ve PDF olarak saklanır.
- Sonuç yazılıma döner: Onamın durumu ve belge bağlantısı hastanın evrak kaydına işlenir.
SMS kanalı ile yerinde kanal arasındaki fark nedir?
| Özellik | SMS kanalı | Yerinde kanal |
|---|---|---|
| Bağlantı nerede açılır? | Hastanın ya da yakınının kendi telefonunda | Personelin tablet ya da telefonunda |
| Kişi evde olmalı mı? | Hayır, uzaktan onay verebilir | Evet, ziyaret sırasında |
| Uygun durumlar | Yakının uzakta olması, ziyaret öncesi onam | Hasta ya da yakını ziyarette hazır, kendi telefonunu kullanamıyor |
| Dikkat edilecek | Telefon numarasının doğruluğu | Personelin onay sırasında yönlendirme yapmaması |
İki kanalda da onam metni aynıdır; değişen yalnızca metnin hangi cihazda açıldığıdır. Yerinde kanalda personelin cihazı kullanılsa da onayı veren kişi hasta ya da rıza yetkilisidir; personel yalnızca cihazı sağlar.
Zaman damgası ve belge özeti ne işe yarar?
Zaman damgası, bir belgenin belirli bir anda var olduğunu bağımsız bir zaman damgası hizmetinin imzasıyla kanıtlayan elektronik kayıttır. e-Onamda kullanılan RFC 3161, zaman damgası için uluslararası kabul görmüş teknik standarttır. Zaman damgası, onamın "sonradan hazırlandığı" ya da tarihinin değiştirildiği iddialarına karşı güçlü bir kanıt sunar.
Belge özeti (hash), belgenin içeriğinden üretilen ve içerikteki en küçük değişiklikte tamamen farklı çıkan sabit uzunlukta bir değerdir. Belge özeti saklandığında, ileride belgenin değiştirilip değiştirilmediği kolayca kontrol edilebilir. SHA-256 bu amaçla yaygın kullanılan bir özet algoritmasıdır.
Bu kanıtlar birlikte; onamın hangi metne, kim tarafından ve ne zaman verildiğini ispatlamayı kolaylaştırır. Bununla birlikte e-Onam, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'ndaki nitelikli elektronik sertifikayla atılan güvenli elektronik imza ile aynı şey değildir; ispat gücü SMS doğrulamasına, zaman damgasına ve kaydın bütünlüğüne dayanır. Hangi belge için hangi yöntemin yeterli olduğunu kurumunuzun hukuk danışmanıyla değerlendirmeniz önerilir.
Onam hangi durumlardan geçer?
Bir e-Onam kaydı oluşturulduğu andan tamamlanana kadar farklı durumlardan geçer. Bu durumları izlemek, hangi onamın takıldığını görmeyi sağlar:
- Oluşturuldu / Bağlantı gönderildi: Onam hazır, kişiye iletildi.
- Görüntülendi: Kişi bağlantıyı açtı.
- Kod gönderildi: Doğrulama kodu telefona gitti.
- İmzalandı / Tamamlandı: Onay verildi, belge oluştu.
- Reddedildi: Kişi onay vermedi.
- Süresi doldu: Bağlantı belirlenen süre içinde kullanılmadı.
- İptal edildi: Kurum onamı geri çekti.
"Görüntülendi" durumunda uzun süre bekleyen bir onam, kişinin metinle ilgili bir sorusu olduğuna işaret edebilir; bu durumda telefonla aramak çoğu zaman en hızlı çözümdür.
e-Onam hangi belgeler için uygundur?
Evde sağlıkta onam ve beyan gerektiren belgeler çeşitlidir: hizmet başvurusu ve bilgilendirme-rıza formu, KVKK aydınlatma metninin okunduğuna dair beyan, belirli işlemler için ayrı onamlar, cihaz teslimine ilişkin beyanlar gibi. Bunların bir kısmı uzaktan, hasta yakınının telefonundan rahatça onaylanabilir; bir kısmı ise hekimin ya da hemşirenin yüz yüze anlatımını gerektirir.
Pratik bir yaklaşım, her evrak kalemi için hangi yolların kabul edileceğini önceden belirlemektir. Örneğin genel bilgilendirme metinleri için e-Onam yeterli görülürken, riskli bir işlem öncesinde yerinde kanalın ya da ıslak imzanın tercih edilmesi kurum politikası olarak tanımlanabilir. Bu kararın kurum genelinde aynı uygulanması, sahadaki personelin her evde ayrı ayrı karar vermesini önler.
e-Onam kullanırken nelere dikkat edilmeli?
- Telefon numarası: Onayı verecek kişinin güncel ve kendisine ait numarası kullanılmalı.
- Doğru kişi: Bağlantı, karar verme yeterliliği olan hastaya ya da yasal temsilciye gönderilmeli.
- Anlaşılır metin: Metin telefonda okunabilecek uzunlukta ve sade olmalı.
- Sözlü bilgilendirme: e-Onam, bilgilendirme görüşmesinin yerini almaz; soruları yanıtlayacak bir iletişim yolu sunulmalı.
- Yedek yol: Telefonu olmayan ya da dijital araç kullanamayan hasta için kâğıt ya da ekranda imza seçeneği bulunmalı.
Onam metninin içeriği için aydınlatılmış onam ve bilgilendirme-rıza formu yazımıza bakabilirsiniz.
selfESYS'te e-Onam
selfESYS, e-Onam için selfOnam hizmetiyle entegre çalışır. selfESYS onam belgesini kendisi üretmez; hasta ve kalem bilgisini selfOnam'a gönderir, sonuç (belge özeti ve PDF) selfESYS'e geri döner ve hastanın evrak arşivine eklenir. Onam iki kanaldan alınabilir: bağlantı SMS ile hastanın ya da yakınının telefonuna gider veya hasta yanındayken personelin cihazında açılır. Belgeye RFC 3161 zaman damgası eklenir.
- Bekleyen e-onamlar, eksik zorunlu evraklarla birlikte onam takip ekranında en yakın ziyarete göre listelenir.
- Her onamın güncel durumu (gönderildi, görüntülendi, tamamlandı, reddedildi, süresi doldu vb.) görülebilir.
- e-Onam, ekranda imza, belge yükleme ve "kâğıt aslı dosyada" seçenekleriyle birlikte kullanılabilir; kurum her durum için uygun yolu seçer.
- Hasta yakını uygulamasında onam ve belgeler aile tarafından da görüntülenebilir.
Onam ve evrak modülünün tamamına özellikler sayfasından, selfOnam bağlantısına entegrasyonlar sayfasından ulaşabilirsiniz.
Özet
- e-Onam, onamın dijital ortamda alınıp SMS doğrulaması, zaman damgası ve belge özetiyle kayıt altına alınmasıdır.
- SMS kanalı uzaktaki yakın için, yerinde kanal ziyaret sırasında onay için uygundur.
- RFC 3161 zaman damgası onamın zamanını, belge özeti içeriğin değişmediğini kanıtlar.
- e-Onam nitelikli elektronik imzayla aynı şey değildir; hangi belgede yeterli olduğu kurumca değerlendirilmelidir.
- Dijital araç kullanamayan hastalar için kâğıt ya da ekranda imza seçeneği korunmalıdır.
e-Onam akışını kendi onam metinlerinizle görmek için demo talep edin.